Política de tratamiento de la información
contenido:
| 1. Introducción. | |
| 2. Objetivo. | |
| 3. Alcance. | |
| 4. Obligaciones. | |
| 5. Persona o Área responsable de la Protección de Datos Personales. | |
| 6. Responsable del tratamiento. | |
| 7. Tratamiento y finalidad. | |
| 8. Definiciones | |
| 9. Principios para el tratamiento de Datos Personales. 9.1. Principios relacionados con la recolección de Datos Personales. 9.2. Principios relacionados con el Uso de Datos Personales. 9.3. Principios relacionados con la Calidad de la Información. 9.4. Principios relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales. | |
| 10. Tratamiento de Datos Personales Sensibles. | |
| 11. Derechos de las niñas, niños y adolescentes. | |
| 12. Derechos y deberes en el Tratamiento de Datos Personales. 12.1. Derechos de los Titulares. 12.2. Deberes de GRANDES RIESGOS LTDA. 12.3. Deberes de GRANDES RIESGOS LTDA. cuando obra como Encargado del tratamiento de Datos Personales. | |
| 13. Transferencias nacionales e internacionales de Datos Personales. | |
| 14. Transmisiones nacionales e internacionales de Datos Personales. | |
| 15. Procedimientos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos. 15.1. Consultas. 15.2. Reclamos. | |
| 16. Políticas de seguridad de la información. | |
| 17. Legislación nacional vigente sobre la Protección de Datos. | |
| 18. Permanencia de Datos Personales en las bases de datos. | |
| 19. Fecha de entrada en vigencia de la presente Política y periodo de vigencia de la base de datos. | |
| 20. Actualización de la Política de Tratamiento de Información. |
Política de tratamiento de la información:
1. introducción
La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.
Para tales efectos GRANDES RIESGOS LTDA. ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, la cual es publicada en la página web www.grandesriesgos.com, contiene los principios y parámetros que se aplican en GRANDES RIESGOS LTDA., para el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares de los mismos, tales como clientes, proveedores, accionistas, empleados; de acuerdo con lo previsto en
la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, y en las demás normas que la reglamenten, modifiquen, adicionen o complementen.
2. Objetivo:
Establecer los criterios y el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión con el objeto de realizar el Ofrecimiento, celebración, ejecución y, colocación de contratos de seguros, así como su renovación, modificaciones, revocaciones, intermediación de seguros, servicios de consultoría en riesgos, servicios jurídicos, así como la definición de los lineamientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que GRANDES RIESGOS LTDA. realiza algún tipo de Tratamiento.
3. Alcance:
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de GRANDES RIESGOS LTDA, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
4. Obligaciones:
La política de tratamiento de información, será de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de GRANDES RIESGOS LTDA., sus directores, administradores, colaboradores, contratistas si los hubiere y terceros que obren en nombre de GRANDES RIESGOS LTDA.
5. Persona o Área responsable de la Protección de Datos Personales:
El Oficial de Protección de Datos Personales, es la persona y dependencia encargada de la función de protección de datos la cual se puede contactar a través del correo electrónico servicioalcliente@grandesriesgos.com
6.Responsable del tratamiento:
| Razón Social | GRANDES RIESGOS MEDIADORES DE SEGUROS LTDA. |
| NIT | 800.045.846-1 |
| Dirección | Calle 12 No. 10-58 Of. 4-72 A.P. 228 Chía Cundinamarca, Colombia. |
| Correo Electrónico: | servicioalcliente@grandesriesgos.com |
| Página web | www.grandesriesgos.com |
7.Tratamiento y finalidad:
El tratamiento que realizará GRANDES RIESGOS LTDA con la información personal será el siguiente:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación, divulgación u ofrecimiento de información de datos personales, durante la relación contractual, con posterioridad a ella y aunque no se llegare a formalizar una relación contractual, para llevar a cabo las finalidades enumeradas a continuación:
a) Ofrecimiento, celebración, ejecución, colocación de contratos de seguros, así como su renovación, modificaciones, revocaciones, intermediación de seguros, servicios de consultoría en riesgos, servicios jurídicos.
b) Proceso de negociación de contratos con las aseguradoras, incluyendo la determinación de primas y la selección de riesgos, todo lo que involucre la gestión integral del seguro contratado.
c) Transferencia y transmisión de datos personales para la celebración y/o renovación de contratos de seguros. En este caso GRANDES RIESGOS LTDA. tomará las medidas necesarias para que los receptores de los datos cumplan con el manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de información de GRANDES RIESGOS LTDA.
d) Oferta de productos o servicios que GRANDES RIESGOS comercializa en materia de seguros, Previsión Exequial, asesoría jurídica en materia civil, comercial, penal, familia.
e) Contacto para realizar la vinculación como contratista o proveedor
f) Elaboración de estudios técnicos, actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado y, en general, estudios de técnica aseguradora.
g) Envío de información relativa a la educación financiera, encuestas de satisfacción de clientes y ofertas comerciales de seguros, así como de otros servicios inherentes a la actividad aseguradora y, de asesoría jurídica.
h) Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de productos propios y/o de las compañías Aliadas a GRANDES RIESGOS LTDA.
i) Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en GRANDES RIESGOS LTDA. y/o sus compañías Aliadas.
j) Realizar campañas de actualización de datos.
k) Notificar al titular sobre eventos conexos a la adquisición de seguros, o a la prestación de servicios.
l) Transferir los Datos Personales a las compañías Aliadas, con el fin de ser tratados para las finalidades descritas en esta autorización.
m) Llevar a cabo estadísticas, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, tele-mercadeo, cobranzas relacionadas con GRANDES RIESGOS LTDA. o con las Compañías Aliadas.
n) Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
o) Gestionar el cumplimiento de obligaciones legales, pre-contractuales, contractuales o pos-contractuales.
p) Proveer reportes de información a las autoridades competentes, en caso que estas la llegaran a solicitar.
q) Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.
8. Definiciones:
Las palabras y términos que se definen seguidamente, cuando ellos se escriban con mayúscula inicial según se hace en sus respectivas definiciones que siguen más adelante, fuere o no necesario conforme a las reglas ortográficas del uso de las mayúsculas, e independientemente del lugar de la política de Tratamiento de Información en que se utilicen, o si se emplean en
una persona, número, modo, tiempo o variable gramatical, según sea necesario para el adecuado entendimiento de la misma, tendrán los significados que a cada una de dichas palabras o términos se les adscribe a continuación:
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos. |
| Autorizado | Se refiere a GRANDES RIESGOS LTDA. y a todas las personas bajo la responsabilidad de GRANDES RIESGOS LTDA. que, por virtud de la Autorización y de las Políticas, tienen legitimidad para someter a Tratamiento los Datos Personales del Titular. |
| Base de Datos | Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso. |
| Consulta | Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en Bases de Datos o archivos. |
| Compañías Aliadas | Son las personas jurídicas con las cuales GRANDES RIESGOS LTDA. tiene o tenga relaciones contractuales estratégicas o comerciales, que incluyen pero no se limitan a la colocación y comercialización de los productos y servicios de Compañías de Seguros (Generales y Vida), Compañías de Prevención Exequial, compañías asesoras en materia jurídica legalmente constituidas en Colombia. |
| Dato Personal | Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados. Los datos personales incluyen información de contacto, de identificación, de localización y geo-localización, preferencias y comportamientos de consumo, datos inferidos o no a partir de información observada o entregada directamente por el Titular o por terceros, información transaccional, profesional, demográfica, información sensible como datos biométricos, datos financieros y cualquier otra que permita identificar al titular. |
| Dato Personal Privado | Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. |
| Dato Personal Público | Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Así mismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal. |
| Dato Personal Semi-privado | Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social. |
| Dato Personal Sensible | Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, grabaciones en cámaras de seguridad), entre otros. |
| Encargado del Tratamiento | Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable. |
| Reclamo | Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la ley 1581 de 2012. |
| Responsable | Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. |
| Titular del dato | Es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento. |
| Tratamiento | Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de esa clase de información. |
| Transmisión | Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro (Transmisión nacional) o fuera de Colombia (Transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. |
| Transferencia | La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. |
| Requisito de procedibilidad | El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o Reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo Art. 16 de la ley 1581 de 2012. |
9. Principios para el tratamiento de los datos personales:
El Tratamiento de Datos Personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
| 9.1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES. |
| a. Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, el Tratamiento de los Datos Personales sólo puede ejercerse con la Autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrán tratarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad del tratamiento. El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los Titulares de los datos a GRANDES RIESGOS LTDA. |
| b. Principio de Limitación de la Recolección: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (I) adecuados, (II) pertinentes y (III) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos. |
| 9.2. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES. |
| a. Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica. |
| b. Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. |
| 9.3. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN. |
| a. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando GRANDES RIESGOS LTDA. lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente. |
| 9.4. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES |
| a. Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con GRANDES RIESGOS LTDA. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. |
| b. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. |
| c. Principio de Acceso Restringido: Solo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas: – Al Titular del dato. – A las personas autorizadas por el Titular del dato. – A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato. |
| d. Principio de Circulación Restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de GRANDES RIESGOS LTDA., que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. |
| e. Principio de Confidencialidad: GRANDES RIESGOS LTDA. debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que éste sea adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas, de manera fraudulenta. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley. |
10. Tratamiento de datos personales:
Se prohíbe el tratamiento de estos datos excepto cuando:
| a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento. |
| b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. |
| c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. |
| d) El Tratamiento se refiera a datos que el Titular haya hecho manifiestamente públicos o sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. |
| e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. |
11. Derechos de las niñas, niños y adolescentes:
Respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes en el tratamiento de sus datos. Está Prohibido/Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública (Art. 7 Ley 1581) y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes (Art. 12 Decreto 1377) parámetros y requisitos:
| a) Responda y respete el interés superior de los niños |
| b) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales |
| c) La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los niños, niñas y adolescentes. El representante de los niños, niñas y adolescentes deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los niños, niñas y adolescentes para entender el asunto. |
| d) Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los Niños, niñas y adolescentes (NNA). |
12. Derechos y deberes en el tratamiento de datos personales:
GRANDES RIESGOS LTDA. está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:
| 12.1. DERECHOS DE LOS TITULARES. |
| Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a: |
| 1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. |
| 2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. |
| 3. Solicitar prueba de la autorización otorgada. |
| 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. |
| 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. |
| 6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. |
| 12.2. DEBERES DE GRANDES RIESGOS LTDA. |
| GRANDES RIESGOS LTDA. está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes: |
| 12.2.1. DEBERES RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO. |
| a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales. |
| b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular. |
| c. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada. |
| d. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales. |
| e. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política. |
| 12.2.2. DEBERES RESPECTO DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES |
| a. Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política. |
| b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. |
| c. Actualizar la información cuando sea necesario. |
| d. Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente. |
| 12.2.3. DEBERES CUANDO SE REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO |
| a. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. |
| b. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. |
| c. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. |
| d. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. |
| e. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el cumplimiento de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. |
| f. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. |
| 12.2.4. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO |
| a. Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. |
| b. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. |
| 12.3. DEBERES DE GRANDES RIESGOS LTDA. CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. |
| En caso de Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento), GRANDES RIESGOS LTDA. deberá cumplir los siguientes deberes: |
| 1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. |
| 2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. |
| 3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. |
| 4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. |
| 5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política. |
| 6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. |
| 7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto. |
| 8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. |
| 9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. |
13. Transferencias nacionales o internacionales de datos personales:
GRANDES RIESGOS LTDA. podrá realizar la Transferencia de Datos a otros Responsables, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.
14. Transmisiones nacionales o internacionales de datos personales :
GRANDES RIESGOS LTDA. podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:
| a. Cuando cuente con autorización de Titular para realizar la transmisión de sus datos. |
| b. Cuando sin contar con la Autorización expresa para la Transmisión de sus Datos, exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de Transmisión de datos o el documento que haga sus veces teniendo en cuenta lo estipulado en el Numeral 2, Artículo 24, Capítulo V del Decreto 1377 de 2013. |
15. Procedimiento para que los titulares puedan ejercer su derecho:
A continuación, se detallan los procedimientos para que los Titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la Autorización. Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas
legitimadas de conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015:
| a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de GRANDES RIESGOS LTDA. |
| b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. |
| c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. |
| d. Por estipulación a favor de otro o para otro. |
| e. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Todas las consultas y reclamos a GRANDES RIESGOS LTDA., se podrán realizar a través del correo electrónico servicioalcliente@grandesriesgos.com |
Estas son las pautas para atender consultas y reclamos:
| 15.1. CONSULTAS. |
| Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposen en GRANDES RIESGOS LTDA. se canalizarán a través del correo electrónico servicioalcliente@grandesriesgos.com destinado para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente: |
| a. Fecha de recibo de la consulta. |
| b. Identidad del solicitante. |
| Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrarán los Datos Personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. |
| 15.2. RECLAMOS. |
| Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos y en esta política. El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a GRANDES RIESGOS LTDA., al correo servicioalcliente@grandesriesgos.com y debe contener la siguiente información: |
| a. Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada. |
| b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo. |
| c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite. |
| d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer. |
| e. Firma (si aplica) y número de identificación. |
| Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-. |
16. Políticas de seguridad de la información:
GRANDES RIESGOS LTDA., adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que
tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información. Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales de la Compañía.
El Tratamiento de los Datos Personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que GRANDES RIESGOS LTDA. se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.
17. Legislación nacional vigente sobre la protección de datos:
El presente documento se encuentra gobernado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 contenido en el Decreto 1074 de 2015, el Decreto 886 de 2014 y la circular 005 de 2017.
A estas Políticas le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores. Adicionalmente, le serán aplicables la jurisprudencia de la Corte Constitucional sobre Datos Personales que sienta precedentes, y la regulación expedida por el gobierno reglamentando los preceptos legales, que se encuentren vigentes al momento en que se dé inicio al Tratamiento del Dato Personal por parte de GRANDES RIESGOS LTDA.
18. Permanencia de datos personales en la base de datos:
Los Datos Personales que sean Tratados deben permanecer en las Bases de Datos de GRANDES RIESGOS LTDA. durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en la Política, para las cuales fueron recolectados.
El titular deberá tener presente, que de acuerdo con los términos del artículo 9º del decreto 1377 de 2013 “Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato”, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de GRANDES RIESGOS LTDA.
19. Fecha de entrada en vigencia de la presente política y período de vigencia de la base de datos:
Esta política fue aplicada posterior a la expedición de la ley 1581 de 2012; modificada parcialmente por el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.
20. Actualización de la política de tratamiento de información:
Con miras a mantener la vigencia de la Política de Tratamiento de Información, GRANDES RIESGOS LTDA. podrá actualizar y modificar la Política de tratamiento de la Información, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta, banner, entre otras, de manera que se puedan revisar los cambios.
Actualización reciente: 09 de Diciembre de 2021.
| FECHA | VERSIÓN | DESCRIPCIÓN |
| 02/02/2019 | CO-01 | Creación de la Política de Grandes Riesgos Ltda. |
| 09/12/2021 | CO-02 | Actualización |
(+57) 310 865 01 37 (+57) 316 274 11 05
8 66 12 26
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